Deutsche Versicherungsgesellschaft automatisiert die E-Mail-Archivierung für Schadensmanagement
Schadensersatzhandler sollten in der Lage sein, den Importprozess für E-Mails zu veranlassen, die als archivierungswürdig erachtet werden, und so den Archivierungsprozess auslösen. Die Herausforderung bestand in der Entwicklung eines automatisierten Archivierungsprozesses für die vielen Millionen E-Mails pro Jahr.
Anwendungsvoraussetzungen
Der Kunde hatte zuvor entweder ausgedruckt und dann E-Mails und deren Anhänge gescannt oder als Faxe zur Archivierung im TIFF-Format verarbeitet. Der Prozess konnte jedoch nicht garantieren, dass jede E-Mail und jeder Anhang ihren Weg in das Archiv gefunden hat.
Die neue Lösung sollte es den Schadenregulierern ermöglichen, den Importprozess für persönliche E-Mails anzuregen, die als archivierungswürdig erachtet werden, wodurch der Archivierungsprozess ausgelöst wird. Die Herausforderung bestand in der Entwicklung eines automatisierten Archivierungsprozesses für die vielen Millionen E-Mails pro Jahr. Die Wahl fiel auf die Lösung von PDF Tools AG aufgrund der hohen Durchsatzrate, Stabilität und Zuverlässigkeit ihrer 3-Heights®️ Document Converter Service.
Kundenvorteile
Der automatisierte Archivierungsprozess wandelt große Mengen von E-Mails und deren Anhängen von OpenOffice und Microsoft Office Produktformaten in ein standardisiertes PDF-Format um. Die Indexinformationen werden automatisch in einer standardisierten Struktur ausgelesen.
Implementierung
Die zu archivierenden E-Mails werden über das Importmodul von Interact Consulting importiert und von den 3-Heights®️ Document Converter Service in ein standardisiertes PDF-Format konvertiert. Bildformate werden wie bisher im TIFF-Format archiviert.
Metadaten-Attribute werden jeder E-Mail zugewiesen, um die Groß-/Kleinschreibung zu aktivieren. Die Daten werden dann mit den entsprechenden Modulen der CaptureSuite Software von Interact Consulting verarbeitet und mittels EMC Captiva InputAccel ins Archiv exportiert.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Interact Consulting AG
Als Systemintegrator hat Interact Consulting seit 1991 Lösungen und Dienstleistungen für die automatisierte Verarbeitung unstrukturierter Informationen entwickelt und implementiert. Der Anwendungsbereich umfasst Lösungen für Scannen und Dateneingabe, Dokumentenverwaltung und Archivierung, und Portale zur Verarbeitung unstrukturierter Informationen im Allgemeinen wie E-Mail und andere elektronische Objekte. Im Jahr 2009 das Unternehmen wurde von einem großen deutschen Versicherungsunternehmen beauftragt, den E-Mail-Archivierungsprozess für persönliche E-Mails der Schadensbehandler zu automatisieren.