Digitalisieren Sie ein umfangreiches Papierarchiv mit der Kinetic AG

Anwendungsvoraussetzungen

Zu den Kunden der KINETIC AG gehört eine Versicherungsgesellschaft, die in der Schweiz ein Kompetenzzentrum für Menschen mit gesundheitlichen Problemen betreibt. Sie bieten einen Dienst, der diesen Menschen die Möglichkeit gibt, ein unabhängiges Leben zu führen. Das Kompetenzzentrum berät und unterstützt seine Kunden und sorgt für entsprechende Dienstleistungen.

Aufgrund eines Standortwechsels entschied sich das Unternehmen, alle Papierdossiers in digitales Format umzuwandeln. Die räumliche Beschränkung sowie die zunehmende Zeit für die Abholung von Dateien für eine Bewertung waren Schlüsselthemen dieser Entscheidung. Faktoren wie Zeit, Sicherheit und Vollständigkeit der Versicherungsdossiers stellen eine hohe Anforderung an den Prozess – sowohl aus organisatorischer als auch aus technischer Sicht. Das Papierarchiv enthält ca. 10 Millionen Dokumente.

Ursprünglich die Standard-Importfunktion der KINETIC AG enthielt eine Lösung eines traditionellen Anbieters als Middleware zwischen windream ECM und den leistungsstarken Scannern von Pitney Bowes. Aufgrund unlösbarer technischer Probleme oder vielmehr einer unzureichenden Architektur für diese Lösung musste schnell ein geeigneter Ersatz gefunden werden. Die Anforderung war, dass die Software ihre Aufgabe stabil mit zuverlässiger Qualität erfüllen musste. und im Falle eines Fehlers können keine unerklärlichen Umstände auftreten. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Konvertierungsgeschwindigkeit, der Qualität des generierten PDF und der Dateigröße.

Kundenvorteile

Vorher mussten Mitarbeiter der Versicherungsgesellschaft auf zwei verschiedene Systeme zugreifen, um ein Dossier zu bearbeiten.

Eine davon war die Hauptanwendung, die ausgewählte Dokumente im elektronischen Format enthielt, die andere das Papierarchiv. Dies komplizierte die Arbeit und führte zu langen Bearbeitungszeiten bei der Durchführung von Bewertungen.

Mit der Digitalisierung der Papierdateien und der Verfügbarkeit aller Informationen im digitalen Format, die Versicherungsgesellschaft profitiert zusätzlich zu einer reduzierten Durchlaufzeit von weiteren Verbesserungen, zum Beispiel können mehrere Benutzer gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen und durch Beseitigung des Papierarchivs einen freigegebenen Archiv-Raum nutzen.

Darüber hinaus ermöglicht die Konvertierung in das für die Langzeitarchivierung entwickelte ISO-Standardformat PDF/A eine flexible Nutzung der Dokumente. Die Produkte der PDF Tools AG garantieren eine schnelle und stabile Verarbeitung und eine hervorragende Dokumentenqualität. Das Versicherungsunternehmen profitiert auch von einer flexiblen und zukunftsorientierten Integration in die bestehenden Prozesse und Lösungen.

Implementierung

Die Digitalisierung eines bestehenden Papierarchivs und die anschließende Vernichtung der Papierkopien erfordern einen durchdachten Prozess und eine hohe Qualitätssicherung. Der Prozess war daher so strukturiert, dass alle Dossiers vor dem eigentlichen Scannen registriert und mit einem Barcode identifiziert wurden. Die fünf verwendeten Hochleistungs-Scanner erzeugen Bilder der Datensätze (als jpg-Dateien) und der jeweiligen Verarbeitungsdaten (Anzahl der Seiten, Inhaltsbeschreibung usw.). Der Teil der Lösung der PDF Tools AG extrahiert die Barcode-Informationen.

Danach werden die jpg Dokumente verarbeitet. Im ersten Schritt werden die 3-Heights®️ TIFF Tool Suite und das OCR Add-on verwendet, um die einzelnen Bilder in durchsuchbare PDF/A-Dokumente umzuwandeln. Die bearbeiteten Dokumente werden dann im DMS-Archiv gespeichert. Die Indexierung der Dateien beinhaltet auch wichtige Verarbeitungsinformationen (Anzahl der gescannten Seiten, Anzahl der bearbeiteten Seiten etc.).

Der letzte Schritt in diesem Prozess ist die Qualitätskontrolle. Die Mitarbeiter überprüfen den Inhalt der elektronischen Dossiers und die Verarbeitungsinformationen. Dies wird durch die Anzeige der generierten PDF-Dateien mittels einer 3-Heights®️ Viewer-Komponente, die speziell für die Versicherungsgesellschaft erweitert wurde, erreicht. Die Freigabe der Dossiers durch die Qualitätssicherungsgruppe löst die rechtlich konforme Langzeitarchivierung aus und gibt den Auftrag zur Vernichtung der Papierkopien.